Política Sagrilaft

1. Objetivo

El objetivo de esta política es establecer los lineamientos, procedimientos y medidas de control que PayJoy Colombia S.A.S. (en adelante "PayJoy") debe seguir para prevenir, detectar y mitigar los riesgos asociados al Lavado de Activos (LA), la Financiación del Terrorismo (FT) y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM). La política debe garantizar el cumplimiento de la legislación colombiana, así como las normativas internacionales aplicables en la materia. 

2. Alcance

Esta política se aplica a todos los empleados, directores, funcionarios, contratistas y demás personas vinculadas a PayJoy Colombia S.A.S. en cualquier capacidad. Además, abarca todas las operaciones y actividades de PayJoy que puedan implicar riesgos relacionados con el LA/FT/FPADM.

3. Principios rectores

• Compromiso con la Legalidad: PayJoy se compromete a cumplir con todas las leyes, normativas y regulaciones nacionales e internacionales que rijan la prevención del LA/FT/FPADM.
• Prevención: Implementar medidas efectivas para identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados al LA/FT/FPADM en todas las actividades de la PayJoy.
• Transparencia: Actuar con total transparencia en todas las operaciones y reportar actividades sospechosas a las autoridades competentes en caso de ser necesario.
• Confidencialidad: La información relacionada con las investigaciones y el cumplimiento del SAGRILAFT será tratada de manera confidencial.‍
• Educación y Capacitación: Capacitar continuamente a los colaboradores en la identificación de riesgos y en los procedimientos a seguir en caso de detectar actividades sospechosas.

4. Identificación y evaluación de riesgos

PayJoy identificará, evaluará y gestionará los riesgos relacionados con el LA/FT/FPADM a través de las siguientes actividades:

1. Análisis de riesgos: Identificación de los factores de riesgo asociados con clientes, productos, servicios, canales y geografía.
2. Clasificación de clientes: Categorización de los clientes como de bajo, medio o alto riesgo, según el perfil de riesgo determinado.
3. Revisión periódica de riesgos: Evaluación continua de los riesgos de LA/FT/FPADM que puedan surgir con el tiempo y adaptación de las políticas según sea necesario.

5. Debida diligencia (KYC)

Esta política se implementa a través del Manual SAGRILAFT, que establece que PayJoy debe, al menos: (i) identificar y verificar la identidad de sus contrapartes con documentos confiables, (ii) conocer al beneficiario final y tomar medidas razonables para verificar su identidad, (iii) entender la estructura de propiedad de las personas jurídicas y conocer a sus propietarios principales, (iv) comprender el propósito de la relación comercial, y (v) realizar un monitoreo continuo de las transacciones para asegurar que sean coherentes con la información disponible sobre la contraparte, su actividad y su nivel de riesgo, verificando, cuando sea necesario, la fuente de los fondos.

PayJoy tiene procedimientos establecidos para conocer a sus clientes, usuarios, proveedores, colaboradores, accionistas y demás contrapartes mediante la obtención, registro y verificación de su información, además de contar con mecanismos para la actualización periódica de estos datos. 

La Debida Diligencia es clave en esta política, y se aplica a todas las contrapartes con el fin de proteger los intereses, negocios y operaciones de PayJoy, verificando la identidad de los clientes, la fuente de sus recursos y su historial de actividad.

PayJoy implementa un procedimiento de debida diligencia intensificada que se aplica a las relaciones con Personas Expuestas Políticamente (PEP) y otras contrapartes de mayor riesgo. Este procedimiento incluye el monitoreo continuo de las transacciones para identificar actividades inusuales o sospechosas, así como la actualización periódica de los datos de los clientes, especialmente aquellos considerados de alto riesgo. Además, el monitoreo se basa en los perfiles de riesgo establecidos cumpliendo con las normativas locales e internacionales aplicables.

6. Prevención y control

Para prevenir y controlar los riesgos asociados al Lavado de Activos (LA), la Financiación del Terrorismo (FT) y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM), PayJoy ha implementado medidas proactivas y robustas, como el monitoreo automatizado de las transacciones de los clientes para identificar operaciones sospechosas. Además, se han establecido sistemas de alerta para notificar a las autoridades competentes, como la UIAF, y garantizar la segregación de funciones dentro de la organización , evitando conflictos de interés y facilitando la detección de irregularidades. Estas medidas  permiten que PayJoy cumpla con las regulaciones nacionales e internacionales en materia de prevención del LA/FT/FPADM, protegiendo a PayJoy y a sus clientes de los riesgos asociados a estas actividades ilícitas.

7. Reportería

PayJoy reportará, de manera voluntaria, ante la UIAF todas las operaciones que considere como sospechosas, sin perjuicio de poner en conocimiento de las autoridades competentes otras situaciones que conozca dentro del desarrollo normal del negocio. En caso de identificar vínculos con contrapartes que aparezcan en las listas vinculantes para Colombia, PayJoy procederá a reportar de manera inmediata a la UIAF y a las autoridades competentes correspondientes.

8. Conservación de documentos

PayJoy conservará todos los documentos relacionados con el funcionamiento del SAGRILAFT por un término no menor de diez (10) años, conforme a las normas legales y regulatorias vigentes, para garantizar la trazabilidad y la transparencia en la gestión del riesgo LA/FT/FPADM.

9. Gobierno corporativo y compromiso directivo

PayJoy cuenta con un gobierno corporativo a través de la Asamblea General de Accionistas y con el apoyo del representante legal, quienes están comprometidos con la prevención y control del riesgo de LA/FT/FPADM. Asimismo, PayJoy ha designado a un Oficial de Cumplimiento, encargado de velar por el funcionamiento efectivo, eficiente y oportuno del SAGRILAFT dentro de la organización.

10. Capacitación y sensibilización

Todos los colaboradores recibirán formación continua sobre el marco normativo aplicable, los riesgos asociados al LA/FT/FPADM y las políticas internas de PayJoy. Asimismo, se llevarán a cabo evaluaciones periódicas para evaluar la efectividad de la capacitación y verificar el grado de comprensión de la normativa por parte del personal.

11. Control interno y auditoría

PayJoy implementa un sistema de auditoría interna para verificar el cumplimiento de la política SAGRILAFT y la efectividad de las medidas preventivas.Adicionalmente el Oficial de cumplimiento llevará a cabo revisiones periódicas de los procedimientos y controles para asegurar su eficacia y adaptabilidad a nuevas normativas.

12. Sanciones por inclumplimiento

El incumplimiento de esta política podrá dar lugar a sanciones internas, que podrían incluir acciones disciplinarias o la terminación del vínculo laboral, dependiendo de la gravedad de la infracción. Además, se podrá reportar cualquier infracción grave a las autoridades competentes para su investigación.

13. Vigencia y revisión de la política

Esta política entrará en vigor a partir de su fecha de aprobación y será revisada anualmente, o cuando la normativa aplicable sufra modificaciones, para asegurar que se mantenga actualizada y cumpla con los requisitos legales y regulatorios.